01.08.2023
Save-the-Date Mail schreiben!
Wie schreibt man ein Save-the-Date Mail richtig, worauf müssen Sie beim Betreff und beim Inhalt achten?
invitelife
Einladungen & Gästelisten - Ihr Einladungsprozess online
Einladungsmanagement und Gästelistenverwaltung werden mit invite.life zum Kinderspiel für jeden, der ein Event veranstaltet. Ob man dabei für die eigene Hochzeit elektronisch einladen möchte oder für eine Restaurant-Eröffnung, ein Presseevent oder die Firmenweihnachtsfeier, mit invite.life ist man beim Einladungsmanagement auf der richtigen Seite.
Einladungsmanagement & Gästelistenverwaltung
In nur 4 Grundschritten führen unsere Kunden mit invite.life die komplette Einladungs- und Gästelistenverwaltung für ein Event durch. Das System ist vollständig per Web-Browser zu benutzen und benötigt daher keine eigene Software. Die Idee dahinter ist, professionelles Einladungsmanagement betreiben zu können. Vorbei sind für invite.life-Kunden die Zeiten in denen man Einladungen zur Weihnachtsfeier, Hochzeit, Makler-Frühstück oder auch Premieren-Gala aussendet und per E-Mail, Fax, Telefon oder gar Post die Anmeldungen entgegen nimmt. Die bisherige Arbeit in komplizierten, mühsam zusammengetragenen Excel-Listen fällt dabei genauso weg, wie das Problem, dass es nahezu unmöglich ist spezifisch noch einmal jene Personen anzuschreiben, die bisher auf die Einladung nicht reagiert haben.
Kurz gesagt deckt die Einladungssoftware invite.life bei Ihrem Event die Bereiche Save-the-Date-Nachricht schreiben, Einladung veschicken, Anmeldungen entgegennehmen, Reminder an Gäste schicken, die sich noch nicht zurückgemeldet haben und dann schließlich den Export einer fertigen Gästeliste inkl. der von den Gästen selbst durchgeführten Datenkorrekturen ab. Einladungsmanagement oder Gästelistenmanagement mit invite.life ist nicht dafür geeignet Tickets bzw. Eintrittskarten zu verkaufen.
Save the Date Nachrichten
Im Hintergrund können mit invite.life - Einladungsmanagement und Gästelistenverwaltung - auch Save the Date-Nachrichten verschickt werden, Kernfunktion ist aber der Versand von individuellen Einladungen. Das System fügt dabei eine intelligente Anreden-Verwaltung mit einem schlauen Dubletten-Management zusammen und gießt das gesamte Projekt auch in ein responsive Webdesign, sodass alle Gäste mit allen Endgeräten die Anmeldung zu- oder absagen können.
Einblicke ins System invite.life 2
Anhand eines Testevents von echonet können Sie hier beispielshaft das System ansehen um sich mit der Oberfläche vertraut zu machen mit der invite.life Kunden arbeiten. Blättern Sie einfach durch die Galerie von Screenshots aus dem Einladungsmanagement invite.life.
Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement
Die Verwaltung von Einladungen, Save the Date-Mails, Gästelisten, Anmeldungen, Zusagen, Absagen und Nicht-Reaktionen sowie eine ständig selbst aktualisierte Gästeliste, intelligenter Dubletten-Check und eine vorausgefüllte Anmelde-Webseite im responsive Design für alle Endgeräte gleich gut nutzbar. Das sind die Kernfunktionen. Das Einladungsmanagement invite.life von echonet erfüllt die wichtigen Kriterien für Event-Veranstalter. Ausgenommen: Zahlungfunktion. Wenn Sie planen für Ihr Event online Tickets zu verkaufen, ist invite.life vermutlich nicht die richtige Wahl für Sie.
- Serienbrieffunktion und persönliche Anrede
"Save the Date", Einladungen und "Reminder" per E-Mail erfolgen mit persönlicher Anrede (auch geschlechtsspezifisch). So fühlen sich Ihre Gäste auch wirklich direkt angesprochen - nicht mit "Sehr geehrte/r Herr/Frau"...-Floskeln. - Anmelde-Webseite bereits vorausgefüllt
Jeder Ihrer Gäste erhält einen persönlichen Einladungslink und findet seine Daten bereits vorausgefüllt auf der An- oder Abmeldeseite. Er kann aber selbst seine Daten (ausgenommen E-Mail-Adresse) verändern und aktualisieren. - Datenpflege durch Ihre Gäste
Wenn bei den Daten (Name, Adresse…) etwas nicht stimmt, können Ihre Gäste das selbst auf der Anmeldeseite korrigieren - Sie als Kunde von invite.life 2 bekommen am Ende die korrekten Daten wieder heraus und können diese dann auch weiterverwenden. - Live-Ansicht für Zu- oder Absagen
Im System invite.life 2 sehen Sie ständig wie viele (und wer von Ihren Gästen) sich an- oder abgemeldet haben. Ein eigenes "Dashboard" zeigt Ihnen auch eine grafische Statistik über den Stand der Anmeldungen, Abmeldungen und fehlenden Reaktionen.
- Intelligenter Dubletten-Check
Kommt eine Person in der Gästeliste mehrfach vor, geht nur eine E-Mail raus, stehen jedoch unterschiedliche Personen mit einer gemeinsamen E-Mail-Adresse in der Liste, bekommt jede Person eine eigene Einladung. - Mehrere Zielgruppen oder "Einlader" für ein Event
Unterschiedliche "Gästeverteiler" ermöglichen es mehrere Gruppen mit verschiedenen Einladungen für das gleiche Event zu beschicken. Ideal bei gemeinsamen Events von mehreren Firmen oder verschiedenen Zielgruppen (Kunden, Presse...) - Smarte Vorschau für Einladungs-E-Mails
Ungern verschickt man E-Mails ohne exakt zu wissen, wie das Ergebnis aussieht. invite.life 2 bietet vor dem Versand eine Einzel-Vorschau für jedes E-Mail (mit ausgefüllten Daten inkl. persönlicher Anrede), damit Sie auch wirklich sicher gehen können, dass alles passt! - Fertige Gästeliste einfach als Excel exportieren
Sie können sich aus dem System einfach eine fertige Liste aller Zusagen, aller Absagen oder aller Gäste, die nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, herunterladen. Die Datei kommt automatisch im Format MS Excel und kann sofort weiterverwendet werden.
Erklärungen und Eigenschaften
Das System invite.life - Einladungsmanagement und Gästelistenmanagement - können Sie mit unterschiedlichen Paketen kaufen. Die wichtigsten Begriffe erklären wir kurz hier um Mißverständnisse zu vermeiden:
- Zusätzliche Formularfelder
Die Standardfelder in der Gästeliste sind Anrede, Titel (vorangestellt), Vorname, Nachname, Titel (nachgestellt) und E-Mail-Adresse. Alle anderen Felder (Postadresse, Telefon, ...) sind "Zusätzliche Felder". - Sponsored Edition: Werbung in Einladungen
Werbeeinschaltungen bestehen aus einem Hinweis auf das Produkt invite.life und einer Werbung für einen externen Partner und sind in Mails und auf der Landing-Page jeweils ganz unten eingebaut. Beispiele ansehen?
PostCode-Erweiterung
Postalisch einladen, elektronisch anmelden
Mit der PostCode-Option können Sie eigene Anmeldedaten für Ihre Gäste generieren, die sie auch auf eine gedruckte Einladung geben können. Mittels QR-Code und 5stelligem Gästecode können sich Gäste elektronisch zum Event bei Ihnen anmelden. Übrigens: Der Gästecode besteht nur aus Buchstaben - keine Ziffern oder Sonderzeichen - und ist unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Das macht das Einladungsmanagement-System invite.life mit PostCode besonders schlau auf Smartphones bedienbar.
Im Video: Die Anwendung von Post-Code für die eingeladene Person als Beispiel.
Begleitungsmanagement-Erweiterung
Begleitungsmanagement, Begleitungen & Zusatzfelder
Mit dem Begleitungsmanagement können Sie beim Einspielen der Gästeliste oder bei jedem einzelnen Gast festlegen wieviele Begleitpersonen (0 bis 20) der Gast mitbringen darf. Außerdem können Sie bei uns eigene Felder pro Begleitperson abfragen lassen.
Im Video: Die Anwendung im System für den Veranstalter und für die angemeldete Person als Beispiel.
Check-In-Erweiterung
Check-In-System am Event
Per PIN-Code loggen sich Ihre Mitarbeiter am Empfang ein und können auf PC, Smartphone oder Tablet (mit Internetverbindung) die eintreffenden Gäste einchecken. Sie haben den vollen Überblick darüber, wer wann wirklich gekommen ist.
Im Video: Die Anwendung "Check-In" für die Hostessen und Hosts vor Ort beim Event als Beispiel.
Alles dabei?
Wenn Sie invite.life mit allen Extras und Features, die es gibt benutzen wollen und zusätzlich auch noch bei den Mail-Versand-Kapazitäten das doppelte Volumen nutzen möchten. Und Sie möchten das natürlich auch ohne fremde Werbung in Ihren Einladungen und auf Ihrer Anmelde-Webseite.
Dann ist invite.life All In die optimale Version für Ihre Einladungen zu Ihrem Event. Sie können per Post einladen oder die PostCodes in andere Form - etwa zum Verteilen - verwenden, haben einen digitalen Check-In vor Ort und zusätzlich können Sie noch festlegen, wer wieviele (zwischen 0 und 20) Begleitpersonen mitbringen darf und was von diesen Begleitpersonen an Daten benötigt wird.
Auf diese Weise haben Sie eben alle Funktionen, die invite.life bieten kann - und diese Form natürlich auch ohne fremde Werbung als "White Label"-Lösung.
All-In Edition
€ 590
- Anmeldeseite / Landing-Page
- Gästelisten-Verwaltung
- Einladungs & Infomail-Versand
- 10.000 Mails inkludiert
- Zusätzliche Formularfelder
- Telefonsupport
- Ohne Werbung
- PostCode-Erweiterung
- Begleitungsmanagement
- Digitaler Check-In
Aus unserem Know-How-Bereich
Durch tausende Events, die mit invite.life abgewickelt wurden - sowohl in Deutschland, der Schweiz als auch in Österreich - haben wir natürlich auch viele interessante Daten über das Verhalten der Nutzer. Darum haben wir Wissen über Einladungsmanagement und Gästelistenverwaltung bei Online-Einladungs-Software zusammengetragen und stellen Ihnen hier weitere Informationen im Know-How-Bereich vor. Was Sie über Einladungssoftware aber auch über das Formulieren von Einladungen und Save-the-Date Nachrichten aus unseren Erkenntnissen aus hunderten eingesetzten Einladungsmanagements für Events lernen können, erfahren Sie hier im Wissens-Bereich Digital Einladen / Online-Einladungsmanagement.
Offene Fragen?
Wir haben - ehrliche - regelmäßig gestellte Fragen und Antworten hier für Sie in der FAQ-Sektion von invitelife zusammengestellt. Das sind Fragen, die nicht vom Marketing ausgesucht wurden, nach dem Motto "Das hätten wir gerne, dass die Kunden fragen", sondern das sind Fragen, die wir tatsächlich genau so gestellt bekommen.
